Не доска, не таблица и не чат — список, где у каждого дела есть срок
Доски, заметки, календарь, таблицы и рабочие чаты хороши в своём деле. Сроки в них живут на вторых ролях. В DoneBy срок — главное поле задачи: от него строятся «Сегодня», «Неделя» и напоминания.
11 свойств, от которых зависит, доведёте ли вы дело до конца к сроку. Первым столбцом — DoneBy, дальше — 6 привычных способов вести дела.
естьесть
отчастиотчасти, с оговорками
нетнет
—не про этоне про это
Отметки — про подход в целом, а не про конкретный продукт: у отдельных сервисов бывает больше или меньше.
с чем сравнить:
Канбан-доскарядом с DoneBy
Где обычно ломается
Задача живёт в колонке, срок — одно из полей карточки. По доске видно этап, но не видно, что горит сегодня.
Как это устроено в DoneBy
Досок нет. Сегодня, Неделя, Календарь и Таймлайн строятся от сроков. Задача либо открыта, либо сделана.
Когда доска удобнее
Когда важнее этапы производства, чем даты: макет → вёрстка → проверка.
нажмите на столбец — покажем подробнее
СвойствоDoneBy
Срок — главное поле задачиот срока строятся «Сегодня», «Неделя», «Календарь» и «Таймлайн»есть: от срока строятся «Сегодня», «Неделя», «Календарь» и «Таймлайн»отчасти: срок — одно из полей карточкисрок — одно из полей карточкинет: дата — просто слова в текстедата — просто слова в текстеотчасти: дата есть, но дело становится встречейдата есть, но дело становится встречейотчасти: колонка «Срок» среди прочихколонка «Срок» среди прочихнет: срок остаётся в перепискесрок остаётся в перепискеотчасти: дату записать можно, но она молчитдату записать можно, но она молчит
Срок текстом прямо при вводе«отчёт пт 15:00 !1 #клиент» — срок, время, приоритет и список одной строкой; через «@марина» и «каждый …» — исполнитель и повторесть: «отчёт пт 15:00 !1 #клиент» — срок, время, приоритет и список одной строкой; через «@марина» и «каждый …» — исполнитель и повторнет: дата выбирается отдельнодата выбирается отдельнонет: текст не распознаётсятекст не распознаётсяотчасти: время — да, приоритет и список — нетвремя — да, приоритет и список — нетнет: дата — в отдельной ячейкедата — в отдельной ячейкенет: сообщение остаётся сообщениемсообщение остаётся сообщениемотчасти: написать можно, распознать некомунаписать можно, распознать некому
Напоминания с тихими часамиза 30 минут до срока или в 9:00 в день срока; с 22:00 до 8:00 — тишинаесть: за 30 минут до срока или в 9:00 в день срока; с 22:00 до 8:00 — тишинаотчасти: уведомления есть, тихие часы — не всегдауведомления есть, тихие часы — не всегданет: о сроке никто не напомнито сроке никто не напомнитотчасти: напоминает о встречахнапоминает о встречахнет: таблица молчиттаблица молчитнет: уведомляет о сообщениях, а не о срокахуведомляет о сообщениях, а не о срокахнет: только если сами вспомнитетолько если сами вспомните
Повтор от даты выполненияследующий срок считается от дня, когда задачу закрыли; можно и по расписаниюесть: следующий срок считается от дня, когда задачу закрыли; можно и по расписаниюотчасти: обычно через автоматизации и по расписаниюобычно через автоматизации и по расписаниюнет: копировать рукамикопировать рукамиотчасти: только по расписаниютолько по расписаниюнет: копировать строку рукамикопировать строку рукаминет: писать зановописать зановонет: переписывать на новую страницупереписывать на новую страницу
«Сегодня» и «Неделя» вместо колонокдела сами раскладываются по дням — по сроку, без перетаскиванияесть: дела сами раскладываются по дням — по сроку, без перетаскиваниянет: раскладка по этапамраскладка по этапамнет: одна длинная страницаодна длинная страницаотчасти: день и неделя — для встречдень и неделя — для встречотчасти: через фильтр по дате, вручнуючерез фильтр по дате, вручнуюнет: лента по времени сообщенийлента по времени сообщенийотчасти: если вести страницу на каждый деньесли вести страницу на каждый день
Подзадачи и чек-листыдо 100 подзадач и 200 пунктов в чек-листе у одной задачиесть: до 100 подзадач и 200 пунктов в чек-листе у одной задачиесть: чек-листы в карточкечек-листы в карточкеесть: галочки прямо в текстегалочки прямо в текстенет: у встречи нет пунктову встречи нет пунктовотчасти: строками с отступомстроками с отступомнет: списком в сообщениисписком в сообщенииесть: пункты от рукипункты от руки
Совместные списки и простые роли4 роли: владелец, администратор, участник и гость — на тарифах «Команда» и «Бизнес»есть: 4 роли: владелец, администратор, участник и гость — на тарифах «Команда» и «Бизнес»есть: общая доскаобщая доскаотчасти: общая страница, но без исполнителейобщая страница, но без исполнителейотчасти: общий календарь встречобщий календарь встречотчасти: общий файл; кто что поменял — не всегда виднообщий файл; кто что поменял — не всегда видноотчасти: все видят, но исполнителя нетвсе видят, но исполнителя нетнет: блокнот у одного человекаблокнот у одного человека
Экспорт CSV, JSON, ICS в любой моментполная выгрузка из настроек, на всех тарифахесть: полная выгрузка из настроек, на всех тарифахотчасти: зависит от сервисазависит от сервисаотчасти: обычно — в документы, без сроковобычно — в документы, без сроковотчасти: только событиятолько событияесть: CSV — родной форматCSV — родной форматнет: дела из переписки не выгрузитьдела из переписки не выгрузитьнет: копии неткопии нет
API и вебхукиREST API (300–1200 запросов в минуту) и вебхуки с подписью HMAC-SHA256 — на тарифах «Команда» и «Бизнес»есть: REST API (300–1200 запросов в минуту) и вебхуки с подписью HMAC-SHA256 — на тарифах «Команда» и «Бизнес»зависит от конкретного сервисанет: только ручкатолько ручка
Данные хранятся в Россиина серверах в России; резервные копии — ежедневно, хранятся 30 днейесть: на серверах в России; резервные копии — ежедневно, хранятся 30 днейзависит от конкретного сервиса—не про это: лежит у вас в сумкележит у вас в сумке
Оплата по счёту для юрлицсчёт и закрывающие документы на тарифах «Команда» и «Бизнес», договор — на тарифе «Бизнес»есть: счёт и закрывающие документы на тарифах «Команда» и «Бизнес», договор — на тарифе «Бизнес»зависит от конкретного сервиса—не про это: куплен в магазинекуплен в магазине
Когда это всё-таки удобнеесписки дел со срокомэтапы важнее датдлинные тексты и база знанийвстречи и бронь временирасчёты и отчётыбыстрые вопросыподумать и набросать план
СвойствоDoneByДоска
Срок — главное поле задачиот срока строятся «Сегодня», «Неделя», «Календарь» и «Таймлайн»Доска: срок — одно из полей карточки
естьотчасти
Срок текстом прямо при вводе«отчёт пт 15:00 !1 #клиент» — срок, время, приоритет и список одной строкой; через «@марина» и «каждый …» — исполнитель и повторДоска: дата выбирается отдельно
естьнет
Напоминания с тихими часамиза 30 минут до срока или в 9:00 в день срока; с 22:00 до 8:00 — тишинаДоска: уведомления есть, тихие часы — не всегда
естьотчасти
Повтор от даты выполненияследующий срок считается от дня, когда задачу закрыли; можно и по расписаниюДоска: обычно через автоматизации и по расписанию
естьотчасти
«Сегодня» и «Неделя» вместо колонокдела сами раскладываются по дням — по сроку, без перетаскиванияДоска: раскладка по этапам
естьнет
Подзадачи и чек-листыдо 100 подзадач и 200 пунктов в чек-листе у одной задачиДоска: чек-листы в карточке
естьесть
Совместные списки и простые роли4 роли: владелец, администратор, участник и гость — на тарифах «Команда» и «Бизнес»Доска: общая доска
естьесть
Экспорт CSV, JSON, ICS в любой моментполная выгрузка из настроек, на всех тарифахДоска: зависит от сервиса
естьотчасти
API и вебхукиREST API (300–1200 запросов в минуту) и вебхуки с подписью HMAC-SHA256 — на тарифах «Команда» и «Бизнес»
естьзависитзависит от сервиса
Данные хранятся в Россиина серверах в России; резервные копии — ежедневно, хранятся 30 дней
естьзависитзависит от сервиса
Оплата по счёту для юрлицсчёт и закрывающие документы на тарифах «Команда» и «Бизнес», договор — на тарифе «Бизнес»
естьзависитзависит от сервиса
§ 02
Когда DoneBy не подойдёт
Лучше сказать это сейчас, чем после подключения. Вот задачи, для которых стоит взять другой инструмент — или держать его рядом.
честно: не подойдёт, если…
Нужна канбан-доска
В DoneBy нет досок: задача либо открыта, либо сделана. Если работа идёт по этапам производства и важнее видеть этап, чем дату, доска подойдёт лучше.
что взять:доску — для этапов производства, а сроки можно вести у нас
Нужна CRM
Воронки продаж, сумм сделок и истории звонков здесь нет. Задачи по клиенту вести можно — отдельным списком со сроками, — но клиентскую базу держат в CRM.
что взять:CRM для базы клиентов, а дела по ним — списком у нас
Нужен Гант со связями задач
Таймлайн показывает задачи на шкале дней, но связей «закончить А, чтобы начать Б» и расчёта критического пути в нём нет.
что взять:систему управления проектами
Нужен учёт времени
Таймеров, табелей и отчётов по часам в DoneBy нет. Для почасовой оплаты нужен отдельный трекер времени.
что взять:отдельный трекер времени
Нужно нативное приложение прямо сейчасв разработке
DoneBy работает в браузере и ставится на телефон как приложение (PWA). Приложения для iOS и Android — в разработке.
пока что:установка на главный экран телефона из браузера
Нужна двусторонняя синхронизация с календарёмв разработке
Сейчас задачи попадают в календарь по подписке ICS: только чтение, обновляется каждые 15 минут. Двусторонняя синхронизация (CalDAV) — в разработке.
пока что:подписка ICS — сроки задач видны в вашем календаре
Нужен вход через SSOв разработке
Вход через SSO (SAML, OpenID Connect) — в разработке, для тарифа Бизнес. Сейчас вход по почте и паролю, а для защиты есть двухфакторный вход: код из приложения-аутентификатора.
пока что:пароль и код из приложения-аутентификатора
Нужна база знаний
Описание задачи вмещает до 20 000 символов, но вики из DoneBy не получится: страниц-документов и дерева разделов здесь нет.
что взять:вики или заметки, а ссылку на страницу — в описание задачи
§ 03
Как дела переезжают из чата, таблицы и с доски
Три обычные ситуации: дела живут в переписке, в файле или в колонках. Слева — как это выглядит сейчас, справа — те же дела в списках со сроками.
01
Договорённость из чата становится задачей с исполнителем
«Кто-нибудь сделает» превращается в задачу с одним исполнителем и сроком. Обсуждение переезжает в комментарии задачи — рядом с файлами, а не в ленту. А обещание «сегодня», которое так и не выполнили, остаётся на виду как просроченное.
Совместные списки — на тарифах «Команда» и «Бизнес».
было
вчера
МЛ
Марина Кто возьмёт обложки статей на ноябрь? Нужно к пятнице
ИР
Илья могу глянуть после релиза
ОД
Олег Тексты для рассылки пришлю сегодня
МЛ
Марина хорошо, спасибо
СП
Света а обложки в итоге кто?
… и ещё полдня переписки ниже
так и не договорились
стало
Контент-план · октябрь
3 задачи в работе
0/3
Прислать тексты для рассылки
вчера12
P1ОД
Сделать обложки статей на ноябрь
завтра1/34
ИР
Согласовать тексты к обложкам
сегодня2
СП
02
Таблица, которая сама напоминает о сроках
Таблица переезжает импортом из CSV: колонки сопоставляются с полями задачи. Дальше сроки напоминают сами, повтор «каждый месяц» не нужно копировать, а в 8:30 приходит сводка на день.
было
fxПлан на месяц
ABCD1ЗадачаКтоСрокСтатус2Отчёт за сентябрьОлег01.10в работе3Оплатить хостингкаждый мес.?4Сверка с бухгалтериейя / Олег?конец кв.—5Показания счётчиков23 число6
Колонки доски становятся списками, карточки — задачами, чек-листы — чек-листами. Вместо этапов — неделя: видно, на какой день приходится каждое дело и что уже просрочено.
было
этап 1
этап 2пт?
этап 3
а что горит сегодня?
стало
Неделяпо сроку, без перетаскивания
§ 04
Для переезда хватит файла экспорта
Задачи переносятся собственными файлами экспорта: CSV, Todoist, TickTick и Trello. Без паролей и доступа к вашим старым аккаунтам.
Накладная на переезд№ 20261008
куда: DoneBy · Настройки → Импортна всех тарифах
ОткудаКакой файлЧто переедет
CSVлюбая таблица в UTF-8Любая таблица: название, срок, список, исполнитель, приоритет. Сопоставление колонок перед загрузкой.
Todoistрезервная копия, ZIP с CSVПроекты становятся списками, метки — тегами, повторы переносятся.
