Регистрация
DoneBy · Возможностичетверг, 8 октября · неделя 41

Всё, чтобы дела закрывались к сроку

Списки, сроки и напоминания, собранные вокруг одной мысли: задача сделана, когда она закрыта к сроку. Ниже — десять возможностей по порядку, и у каждой свой живой пример.

Создать аккаунтТарифы
в примерах можно отмечать, переносить и переключать — даты настоящие, от сегодня
IЧасть первая · Свои дела
§ 01–05
§ 01

Всё про релиз 2.4 лежит в одной карточке

Описание, подзадачи со своими исполнителями, чек-лист перед сдачей, файлы и обсуждение. Список при этом остаётся коротким: подробности открываются, когда нужны.

2 из 5: тот же счётчик стоит и в строке списка
doneby.app/app/list/release
Релиз 2.4
5 задач в работе · 1 просрочена
  • Исправить падение экспорта CSV на больших списках
    вчера18:002/341
    P1ИР
  • Прогнать регрессию на тестовом стенде
    сегодня11:000/121
    P1АК
  • Ревью PR: быстрые сроки в поле ввода
    сегодня12:002
    ТБВЫ
  • Выкатить релиз 2.4
    сегодня15:002/533
    P1ИРТБ
  • Обновить changelog и заметки к релизу
    сегодня17:001/4
    ВЫ
Релиз 2.4Выкатка

Выкатить релиз 2.4

Срок
сегодня15:00напомнить за 30 минут до срока
Исполнители
ИРТБИлья, Тимур
Приоритет
P1горит

Выкатываем после 15:00, когда спадает нагрузка. Перед выкаткой проходим чек-лист ниже. Если какой-то пункт не готов — переносим на завтра, а не рискуем.

1Подзадачи2 из 5
  • Заморозить ветку release/2.46 октИР
  • Прогнать регрессию на стендесегодня11:00АК
  • Проверить миграции на копии базы7 октТБ
  • Подготовить заметки к релизусегодня17:00ВЫ
  • Предупредить поддержку о новой версиисегодня13:00АК
2Чек-лист «Перед выкаткой»3/6
  • Снят свежий бэкап базы
  • Новые функции закрыты флагами
  • Окно выкатки согласовано
  • Дежурный на связи до вечера
  • Откат проверен на стенде
  • Открыт мониторинг ошибок
3Вложения3
mdrelease-notes-2.4.md12 КБpdfregress-report.pdf240 КБdiffmigrations.diff18 КБ
3 комментария · последний от Аниизменено 12 мин назад
  1. 1
    Подзадачи — полноценные задачи со своим исполнителем, сроком и напоминанием. До 100 у одной задачи.
  2. 2
    Чек-лист — пункты без сроков, когда важен порядок действий, а не отдельные исполнители. До 200 пунктов, прогресс полоской.
  3. 3
    Описание и файлы — до 20 000 символов в описании и вложения до 100 МБ каждое. Название — до 500 символов.
§ 02

Просроченное обведено красной ручкой

Срок ставится на день или на точное время. Просроченное не копится незаметно: оно первым просит решения — сделать, перенести или снять срок.

  • вчера
    Просроченокрасная ручка

    Срок прошёл, а задача открыта. Она обведена в списке, неделе и календаре и поднимается наверх, пока вы не решите, что с ней делать.

    1
  • сегодня
    Сегоднямаркер

    Всё, что нужно закрыть до конца дня. Задачи со временем стоят по порядку.

    7
  • пт
    Позжекарандаш

    До срока есть время. Завтра и дни этой недели подписаны словами, дальше — датой.

    9
  • готово
    Сделанофиолетовые чернила

    Закрытое зачёркнуто, уходит вниз и остаётся в истории с датой выполнения.

    3

Dпоставить срокShiftDперенести на завтра

Неделя
5 окт — 11 окт
красная черта — это сейчас
Требует решения: просрочено и сегодня
  • Исправить падение экспорта CSV на больших спискахпросрочено · вчера18:00Релиз 2.4
  • Прогнать регрессию на тестовом стендесегодня11:00Релиз 2.4
  • Ревью PR: быстрые сроки в поле вводасегодня12:00Релиз 2.4
  • Выкатить релиз 2.4сегодня15:00Релиз 2.4
  • Сдать текст про еженедельный разборсегодня16:00Контент-план · октябрь
  • Обновить changelog и заметки к релизусегодня17:00Релиз 2.4
  • Прочитать главу «Глубокая работа»сегодня21:30Личное
  • Записаться к стоматологусегодняДом
§ 03
Напоминания и уведомления

DoneBy не напомнит о работе в 23:40

Напоминание приходит туда, где вы его увидите: в браузер, на почту или в приложение. Утром — одно письмо со всем днём, а с 22:00 до 8:00 тихо.

DoneByв браузере · 9:00
Сегодня срок: Записаться к стоматологу

У задачи нет времени, поэтому напоминание пришло утром.

ГотовоОткрыть
по умолчанию — в 9:00 в день срока
Настройки по умолчанию
Задача со временем
за 30 минут до срока
Задача на день
в 9:00 в день срока
Ежедневная сводка
в 8:30, письмом
Тихие часы
22:00–8:00
Каналы
в браузере (push), на почту, в приложении
Напоминаний у задачи
до 5
тихо с 22:00 до 8:00
00061218
сейчас19:17следующее в 21:00
На связи
  • тихие часы
  • сводка
  • напоминания на сегодня
  • сейчас
§ 04

Три приоритета вместо десяти меток

Приоритет виден на полях строки, кружок задачи окрашен в его цвет, а список сортируется так, чтобы горящее было сверху. Всё остальное остаётся обычным делом без пометок.

  • P1Горит

    Срок близко, и от задачи зависят другие. Такие дела берут первыми.

    в списке ниже: 3
  • P2Важно

    Сделать на этой неделе, но мир не рухнет до обеда.

    в списке ниже: 3
  • P3Когда будет окно

    Полезное, но не срочное. Хорошо разбирать в пятницу.

    в списке ниже: 3
  • —Без приоритета

    Обычные дела. Таких большинство, и это нормально.

    в списке ниже: 1
Команда продукта · ближайшие дела!1 на полях — значит, горит
  • Исправить падение экспорта CSV на больших спискахРелиз 2.4вчера18:00ИР
  • Прогнать регрессию на тестовом стендеРелиз 2.4сегодня11:00АК
  • Ревью PR: быстрые сроки в поле вводаРелиз 2.4сегодня12:00ТБВЫ
  • Сдать текст про еженедельный разборКонтент-план · октябрьсегодня16:00МЛ
  • Обновить changelog и заметки к релизуРелиз 2.4сегодня17:00ВЫ
  • Созвон по правкам карточек товараКлиент: магазин чаязавтра14:30ОДВЫ
  • Согласовать обложки статей на ноябрьКонтент-план · октябрьсбМЛСП
  • Купить фильтры для водыДомсбВЫ
  • Подготовить отчёт за сентябрьКлиент: магазин чаявсОД
  • Оплатить хостинг и доменыОфис и бухгалтерия12 октВЫ

!1, !2, !3в названии задачиPприоритет у выбранной задачи

§ 05

Рутина, которую не нужно держать в голове

Оплата хостинга, отчёт по пятницам, полить цветы. Закрыли повторяющуюся задачу — следующая появится сама, с правильной датой.

так повторяют чаще всего
Правило повтора
Повторять
каждую неделю
Дни недели
Время
Ближайшие 5 дат

Пробежка в паркеКаждую неделю — пн, ср, пт, в 07:30

по календарю
  1. окт9птзавтра, 07:30
  2. окт12пнчерез 4 дня, 07:30
  3. окт14срчерез 6 дней, 07:30
  4. окт16птчерез 8 дней, 07:30
  5. окт19пнчерез 11 дней, 07:30

Это одна задача, а не стопка копий: следующий раз появится, когда вы закроете или пропустите текущий.

Небольшая команда обсуждает задачи за общим столом
свой список в порядке — теперь договориться с командой
Часть вторая · § 06–07

Когда список ведёте не один

Вторая половина работы: договориться, кто и к какому сроку. Общие списки, роли и комментарии устроены так, чтобы на это уходила минута, а не отдельный созвон.

  1. § 06Совместные списки и роли
  2. § 07Комментарии и вложения
Участники пространства
Команда продукта · 6 человек, 1 гость
  • ВЫ
    Вывсе списки
    Владелец
  • АК
    Аня Кравецвсе списки
  • ИР
    Илья РоговРелиз 2.4
  • ТБ
    Тимур БекетовРелиз 2.4, Офис и бухгалтерия
  • МЛ
    Марина ЛаптеваКонтент-план · октябрь
  • СП
    Света Панинатолько: Контент-план · октябрь
Гостевой доступСвета Панина

остальные списки для гостя закрыты на замок

§ 06
Совместные списки и роли

Света видит только контент-план

Список можно вести одному, а можно открыть команде или клиенту. Роль определяет, что человек видит и что может менять, — без отдельной настройки для каждой задачи.

  1. 01
    Владелец

    Оплата, удаление пространства, передача прав. Один на пространство.

  2. 02
    Администратор

    Участники и роли, настройки, интеграции, все списки.

  3. 03
    Участник

    Создаёт списки и задачи, работает в списках, куда добавлен.

  4. 04
    Гость

    Видит только списки, которыми с ним поделились. Комментирует и отмечает свои задачи.

Гостевой доступ: Команда — до 5 гостей; Бизнес — без лимита. Права на уровне отдельных списков — в тарифе Бизнес.

§ 07
Комментарии и вложения

Договорились в задаче, а не в чате

Комментарии, файлы и упоминания лежат внутри карточки, рядом со сроком и исполнителем. Не нужно искать в переписке, какую версию в итоге согласовали.

Выкатить релиз 2.4
Релиз 2.43 комментария
  1. ИР
    Илья2 ч назад

    Сборка готова, регрессию гоняем на стенде. @Тимур, глянешь миграции до обеда?

    pdfregress-report.pdf240 КБ
  2. Илья перенёс срок: ср 7 → чт 8, 15:001 ч назад
  3. ТБ
    Тимур40 мин назад

    Посмотрел. Одна миграция долгая, разбил её на две: теперь укладываемся в окно выкатки.

    diffmigrations.diff18 КБ
  4. АК
    Аня12 мин назадновое

    Заметки к релизу в описании. @Вы, проверьте формулировки про быстрые сроки: хочу отправить в поддержку до вечера.

    mdrelease-notes-2.4.md12 КБ

Комментарии и упоминания есть в тарифах Команда и Бизнес. История изменений хранится: Старт — 30 дней, Команда — 90 дней, Бизнес — 1 год + журнал действий. Письмо на адрес списка вида add+код@doneby.app станет задачей, а файлы из него — вложениями.

IIIЧасть третья · Обзор и порядок
§ 08–10
§ 08
Представления

Четыре взгляда на одни и те же задачи

Не нужно вести отдельный календарь и отдельный план: это те же самые задачи, просто под другим углом.

СписокСегодня и просроченное: короткий список, который реально закрыть до вечера.GзатемT

Сегодня
четверг, 8 октября
3/11
  • Исправить падение экспорта CSV на больших списках
    вчера18:002/341Релиз 2.4
    P1ИР
  • Прогнать регрессию на тестовом стенде
    сегодня11:000/121Релиз 2.4
    P1АК
  • Ревью PR: быстрые сроки в поле ввода
    сегодня12:002Релиз 2.4
    ТБВЫ
  • Выкатить релиз 2.4
    сегодня15:002/533Релиз 2.4
    P1ИРТБ
  • Сдать текст про еженедельный разбор
    сегодня16:0031Контент-план · октябрь
    МЛ
  • Обновить changelog и заметки к релизу
    сегодня17:001/4Релиз 2.4
    ВЫ
  • Прочитать главу «Глубокая работа»
    сегодня21:30Личное
    ВЫ
  • Записаться к стоматологу
    сегодняДом
    ВЫ
Сделано · 3
  • Опубликовать пост «Правило двух минут»
    7 окт10:001Контент-план · октябрь
    СП
  • Пробежка в парке
    сегодня07:30Личное
    ВЫ
  • Отправить клиенту смету по каталогу
    сегодня10:0021Клиент: магазин чая
    P1ОД

Ещё два представления. Мои задачи: всё, что назначено на вас, из всех списков. Входящие: всё, что пока без списка.

Подписка на календарь (ICS). Задачи со сроком появляются в Яндекс Календаре, Google Календаре, Apple Календаре или Outlook по ссылке-подписке. Только чтение, обновляется каждые 15 минут.

Интеграции
§ 09

Что горит на этой неделе?

Фильтр складывается из четырёх условий: срок, исполнитель, список, приоритет. Удачную комбинацию сохраните подборкой — она будет пересчитываться сама.

Срок
Исполнитель
Список
Приоритет
показывать выполненные
5задач
из 20
Показано:до конца недели · P1+P2
  • Прогнать регрессию на тестовом стенде
    сегодня11:000/121Релиз 2.4
    P1АК
  • Ревью PR: быстрые сроки в поле ввода
    сегодня12:002Релиз 2.4
    ТБВЫ
  • Выкатить релиз 2.4
    сегодня15:002/533Релиз 2.4
    P1ИРТБ
  • Сдать текст про еженедельный разбор
    сегодня16:0031Контент-план · октябрь
    МЛ
  • Подготовить отчёт за сентябрь
    вс0/52Клиент: магазин чая
    ОД
5 вкладышей
§ 10Шаблоны списков

Проекты, которые повторяются

Релиз, онбординг, закрытие месяца создаются из шаблона за минуту: с разделами, исполнителями и сроками от даты старта. Даты пересчитываются под сегодняшний день, рабочие задачи не падают на выходные.

Шаблоны списков есть в тарифах Команда и Бизнес.

Разработка

Релиз

Выкатка версии: от заморозки ветки до разбора после релиза. Сроки считаются от дня выкатки.

задач
9
разделов
4
дней
12

Если начать сегодня, день релиза — среда, 14 октября. Сроки всех задач встанут от этой даты, выходные пропускаются.

Подготовка3
  • Заморозить ветку релизачт 8 октИР
  • Собрать заметки к релизупт 9 октАК
  • Проверить миграции на копии базыпн 12 октТБ
Проверка2
  • Прогнать регрессию на стендевт 13 окт · 11:00АК
  • Согласовать окно выкаткивт 13 окт · 16:00ИР
Выкатка2
  • Выкатить релизср 14 окт · 15:00ИР
  • Проверить ошибки через часср 14 окт · 16:00ТБ
После2
  • Опубликовать changelogчт 15 октАК
  • Разбор релиза с командойпн 19 окт · 11:00ИР
Свой шаблон делается из любого списка: «⋯ → Сохранить как шаблон».
§ +

Пятница, 15:00, !1

Задача пишется одной строкой, а DoneBy сам разбирает дату, время, приоритет, список, исполнителя и повтор. Мышь не нужна.

Q
Получится
  • Отчёт клиенту
    завтра15:00Клиент: магазин чая
    P1ВЫ
Попробуйте:
+ Горячие клавиши

Q, X, Shift D и ещё 15 сочетаний

Добавить, закрыть, перенести на завтра, перейти в «Сегодня»: всё с клавиатуры. Нажмите любую клавишу из списка, она подсветится.

Все 18 сочетаний
  • QБыстро добавить задачу
  • ⌘KКомандная палитра и поиск
  • XОтметить выполненной
  • ShiftDПеренести на завтра
  • GзатемTПерейти в «Сегодня»
  • ?Все горячие клавиши
Закладки

Где почитать подробнее

документация, гайды и статьи по каждому разделу
  1. § 01ЗадачиЗадачи: поля и карточкаПодзадачи или чек-лист
  2. § 02СрокиСроки и времяКак ставить реалистичные сроки
  3. § 03НапоминанияНапоминания и уведомленияГайд по напоминаниямНапоминания, которые не раздражают
  4. § 04ПриоритетыПриоритет в карточкеМатрица Эйзенхауэра на практике
  5. § 05ПовторыКак работает повторПримеры правилГайд по рутине
  6. § 06ДоступРоли в пространствеСовместные списки и гостиГайд: приглашаем команду
  7. § 07КомментарииКомментарии и вложенияСовместные списки без хаоса
  8. § 08ПредставленияПредставленияПодписка на календарь (ICS)Тайм-блокинг: день из задач
  9. § 09ФильтрыФильтры и подборкиЕженедельный разбор задач
  10. § 10ШаблоныСписки и шаблоныЧто считать выполненным
  11. +Быстрый вводБыстрый ввод: все правилаГорячие клавиши
§ 11 · Подключение

Начните с одного списка на эту неделю

Аккаунт создаётся сразу, первые 3 дня — бесплатно, дальше тариф в личном кабинете: Старт — 290 ₽ в месяц, Команда — 390 ₽ за участника в месяц.

Создать аккаунтСравнить тарифы

Нужен счёт для юрлица — подключение по счёту.

8 октябряна сегодня:
  • Посмотреть возможности
  • Выбрать тариф
  • Создать аккаунт